+989193943760
برنامه ریزی و کنترل پروژه
تعریف پروژه و اهمیت مدیریت آن
با توجه به روند رو به توسعه و گسترش صنایع درکشور و افزایش طرحهای عمرانی، صنعتی، پژوهشی و توسعه سازمانی و ...، برنامه ریزی و مدیریت پروژه صحیح در این بخشها ضروری است. به طورکلی می توان پروژه را به صورت مجموعه ای از عملیات پیچیده، غیرتکراری ومرتبط با یکدیگر تعریف کرد که زیر نظر یک مدیریت و سازمان اجرایی مشخص برای تامین اهداف معین و در چارچوب برنامه زمانی و بودجه از پیش تعیین شده اجرا می گردد. مدیریت پروژه فرآیندی است که باید طی آن پروژه در دوره حیات خویش از آسانترین و با صرفه ترین راه به نتیجه مطلوب دست یابد. فرایند مدیریت پروژه از سه بخش عمده تشکیل یافته که عبارتند از: برنامه ریزی، اجرا و نظارت.
سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه
موفقیت اجرای پروژه های بزرگ صنعتی و عمرانی نیاز به رویکردی سیستماتیک در برنامه ریزی و کنترل نحوه اجرای فعالیتها از نظر زمان اجرا و هزینه دارد. کار اصلی سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه عبارت از تهیه، گردآوری، ثبت و نگهداری اطلاعات مراحل مختلف دوره زندگی پروژه و پردازش، طبقه بندی و تحلیل آنها و تهیه گزارشات لازم برای مدیر پروژه است. هدف این سیستم، هدایت پروژه طبق زمانبندی و بودجه تعیین شده و تامین اهداف و محصولات نهائی پروژه و ذخیره اطلاعات حاصله جهت استفاده در پروژه های بعدی می باشد. این سیستم باید مدیر پروژه را در بهینه کردن سه عامل زمان، هزینه و کیفیت در اجرای پروژه یاری نماید.
یک سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه خوب باید دارای تواناییها و قابلیتهای زیر باشد:
• تعیین تاریخ اتمام پروژه در مرحله برنامه ریزی و زمانبندی اولیه.
• تعیین ساختار شکست کار (WBS) جهت اجرای صحیح و عدم تداخل فعالیت ها و منابع آنها.
• ارائه راه حل با صرفه جهت جبران تاخیرات در اجرای برخی فعالیتهای پروژه در زمان اجرا.
• ارائه راه حل با صرفه جهت تسریع مدت اجرای پروژه در صورت تغییر در شرایط اقتصادی و اجتماعی در کشور یا سازمان مولد پروژه و تغییر اولویتهای پروژه و نیاز به اجرای سریعتر آن.
• زمانبندی و برنامه ریزی در جهت استفاده از نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات به منظور استفاده مطلوب ازآنها و گریز از بروز تنگنا و محدودیت در این زمینه.
• چگونگی توزیع مواد و مصالح مصرفی میان پروژه ها و فعالیتهای مختلف آنها.
• زمانبندی سفارشات خرید مواد، مصالح، ماشین آلات و تجهیزات جهت کاهش هزینه های انبارداری و ضایعات و همچنین زیانهای ناشی از راکد ماندن منابع مالی پروژه.
• تعیین میزان نقدینگی پروژه درهرواحدزمانی جهت پرداخت به موقع صورتحسابها و پیش پرداختها.
• ثبت و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله و در مواقع لزوم تغییر در برنامه ریزی پروژه و نگهداری جهت استفاده در پرژوه های آتی و جلوگیری از بروز مشکلات مشابه.
مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه
1- مرحله برنامه ریزی
برنامه ریزی پروژه شامل کارهایی است که با انجام آنها می توان فعالیتهای پروژه و روابط میان آنها را شناخت و مدت، منابع مورد نیاز و هزینه اجرای آنها را براساس معیارهای موجود در سازمان مولد پروژه برآورد نمود.
مراحل مختلف برنامه ریزی را می توان به گامهای زیر تقسیم بندی نمود:
گام اول: تحلیل پروژه، شناخت فعالیتها و روابط آنها، تهیه ساختار شکست کار (WBS)
1. مشخص کردن فاز بندی اجرایی پروژه براساس سازماندهی اجراء فعالیتهای آن و تعیین فعالیتهای عمده هریک از فازهای پروژه یا به عبارت دیگر تقسیم پروژه به زیر پروژه های آن.
2. شکستن هر زیر پروژه به جزییات آن و تعیین کلیه فعالیتهای پروژه براساس نحوه اجرای آن.
3. طراحی ساختار شکست کار (WBS) به صورت منظم و سیستماتیک با روش از بالا به پایین (TOP – DOWN) که با توجه به نوع، شکل سازماندهی و وسعت پروژه می تواند براساس فازهای اجراء پروژه، کارهای عمده پروژه، محصول نهائی و اجزای آن، واحدهای سهیم در اجرای پروژه و یا ترکیبی از آنها انجام گیرد.
4. تعیین تمام وقایع و رخدادهای اجرایی پروژه (Milestones) جهت تسهیل در کنترل های بعدی و تاکید بر پایان بعضی از فعالیتهای حیاتی در زمان معین.
5. شناخت و تعریف روابط تقدم و تاخر بین فعالیتها بطور صحیح و واقعی.
گام دوم: برآورد مدت، منابع مورد نیاز و هزینه اجرای هر یک از فعالیتهای پروژه.
1. برآورد و تخمین مدت اجرای هر یک از فعالیتهای تعیین شده در گام اول با توجه به نظریات کارشناسان و تجربیات قبلی در زمینه اجرای پروژه های مشابه.
2. ترسیم شبکه پروژه با استفاده از روش CPM (Critical Path Method) و بهره گیری از برنامه های نرم افزاری تخصصی در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه.
3. برآورد منابع انسانی، تجهیزات و ماشین آلات مورد نیاز جهت اجرای هر یک از فعالیتهای پروژه.
4. برآورد مواد و مصالح مورد نیاز جهت اجرای پروژه.
5. تعیین و شناخت منابع موجود و قابل دسترس و امکان بکارگیری آنها.
6. برآورد هزینه اجرائی هر یک از فعالیتها با توجه به هزینه های ثابت و متغیر آنها.
7. تجزیه و تحلیل هزینه های پروژه و مقایسه نتایج حاصله با بودجه تعیین شده.
گام سوم: زمانبندی پروژه، برنامه ریزی منابع، بررسی رابطه زمان وهزینه (Cost-Time Trade–Off) و بررسی مسائل و مشکلات احتمالی و قابل انتظار (Contingencies Problems).
1. آنالیززمانی شبکه، تعیین مسیربحرانی و شناسایی فعالیتهایی که شناوری آنهاکم است (فعالیتهای بحرانی).
2. تخصیص منابع موجود به فعالیتهای پروژه با توجه به محدودیتهای موجود منابع.
3. آنالیز منابع پروژه و تغییر در برنامه زمانبندی اولیه با توجه به محدودیت منابع در دسترس.
4. تسطیح منابع در صورت لزوم و تغییر در برنامه زمانبندی اولیه با توجه به تسطیح انجام شده.
5. تجزیه و تحلیل رابطه زمان و هزینه (Cost-Time Trade–Off) و زمانبندی پروژه با حداقل هزینه با استفاده از روشهای موجود و جدید ارائه شده در این زمینه.
6. بررسی شرایط نامناسب جوی و سایر مشکلات قابل پیش بینی که بر نحوه و زمان اجراء فعالیـتهای پروژه تاثیر گذار می باشند.
2- مرحله نظارت و اجرا
به ندرت اتفاق می افتد که در پروژه ای تمام فعالیتها از زودترین تاریخ شروع خود اجرا یا در دیرترین تاریخ خاتمه خود به پایان برسند یا مدت و هزینه واقعی اجرای آنها با مدت و هزینه پیش بینی شده برابر باشد. همچنین در مراحل مختلف اجرای یک پروژه ممکن است فعالیتهایی به پروژه افزوده و یا فعالیتهایی ازآن کاسته شود. بنابراین کنترل و نظارت یک مرحله اساسی در مدیریت پروژه محسوب میگردد و به هنگام نمودن برنامه زمانبندی در پروژه های معین میتواند باعث بالا رفتن کیفیت نحوه انجام فعالیتها گردیده و از تاخیرهای احتمالی جلوگیری نماید. به هنگام نمودن (Up Date) پروژه به معنی به هنگام کردن فعالیـتهای پروژه و روابط میان آنها، به هنگام کردن اطلاعات زمانی فعالیتها، به هنگام کردن اطلاعات هزینه و منابع اجرایی فعالیتها می باشد. در مرحله نظارت و کنترل وضعیت کنونی پروژه در پریود زمانی تعیین شده و میزان انحرافات از برنامه زمانبندی مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و راهکارهایی جهت انجام پروژه حتی المقدور در تاریخ پایان پیش بینی شده آن و یا حداقل نزدیک به زمان مورد انتظار با کمترین مقدار افزایش هزینه ارائه می گردد.در این مرحله گزارشاتی ازقبیل زمانبندی به هنگام شده، منحنی های تحلیل هزینه، هیستوگرام های مربوط به هزینه های مصرف شده و منابع مورد نیاز پروژه و نمودارهای پیشرفت تهیه میشوند که این گزارشات و تحلیل های آن به مدیر پروژه کمک می کند تا بتواند صحیح و به موقع تصمیم گیری نماید.
3- تجزیه و تحلیل، ارزشیابی و ذخیره سازی اطلاعات پروژه
برنامه ریزی و کنترل پروژه وقتی می تواند موثر و مفید بوده و عملیات اجرائی آنرا تسهیل نماید که بصورت نظام مند و با نگرش سیستمی اجرا گردد. یکی از تواناییهای سیستم کنترل پروژه، ثبت و تجزیه و تحلیل نتایج حاصله از اجرای پروژه و تاثیر آن بر روند پیشرفت پروژه می باشد. کنترل پروژه علاوه بر اینکه نحوه پیشرفت مالی پروژه را مورد بررسی قرار می دهد در مقاطعی که مشکلاتی از قبیل افزایش بی مورد هزینه های اجرائی، کمبود منابع و مواد مورد نیاز، عدم اجراء فعالیتهای کلیدی پروژه در تاریخ تعیین شده و... بروز نماید، مدیر پروژه را در تشخیص راه حل مشکل یاری می نماید. راه حل مشکل در بسیاری از مواقع می تواند باعث زمانبندی و برنامه ریزی مجدد پروژه شود.ایجاد یک بانک اطلاعاتی و سیستم پشتیبان تصمیم در مرحله ارزشیابی پروژه می تواند بسیار مفید واقع شود. این سیستم باید شامل موارد زیر باشد:
• سیستم تدارکات و کنترل موجودی برای مواد مورد نیاز پروژه.
• سیستم بودجه بندی و مالی پروژه.
• سیستم بایگانی فنی اسناد و مدارک پروژه.
• سیستم مقایسات کیفی و تهیه و تایید صورت وضعیت ها.
• سیستم اطلاعاتی انبار جهت کنترل صحیح و کاهش هزینه ها.
• سیستم ذخیره و تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصله در مرحله کنترل پروژه.
اگر پروژه را بصورت یک سیستم در نظر بگیریم که علاوه بر داده، ستاده و پردازش شامل بازخورد ها (Feedback) نیز می باشد، در مرحله کنترل این بازخورها پس از بررسی و ذخیره سازی می توانند به عنوان اطلاعاتی ارزشمند در جهت تسهیل برنامه ریزی و اجراء پروژه های بعدی و راهبری سیستم برنامه ریزی و کنترل پروژه در چرخه حیات آن مفید و موثر واقع شوند.
مراحل اجرایی فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه
1- برنامه ریزی پروژه
1-1- دریافت اطلاعات و داده های مورد نیاز در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه از کارفرما شامل :
• اهداف، سیاستها و خط مشی های کارفرما.
• اطلاعات کامل در مورد وضعیت موجود واحد اجرایی پروژه.
• نسخه ای از قراردادهای فیمابین کارفرما و پیمانکاران.
• نقشه های اصلی پروژه و نقشه های مهندسی.
• اطلاعات لازم در رابطه با وضعیت سفارش، طبق بودجه مصوب سالانه از قسمتهای ذیربط کارفرما.
2-1- طراحی و ارسال نظام جمع آوری و گردش اطلاعات در امر برنامه ریزی و کنترل پروژه شامل :
• نمودارهای گردش اطلاعات.
• فرمهای ثبت اطلاعات و تعداد نسخ هر فرم.
• دستورالعمل استفاده از هر فرم.
3-1- شناسایی نرم افزارهای موجود کنترل پروژه و انتخاب نرم افزار مناسب.
4-1- تعیین تمام وقایع و رخدادهای اجرایی پروژه (Milestones).
5-1- مشخص نمودن فاز بندی اجرای پروژه.
6-1- شکستن هر فاز به جزییات و طراحی و ارسال WBS پروژه.
7-1- طراحی و ارسال برنامه زمانبندی جامع پروژه که منعکس کننده منطق اجرایی پروژه، اولویتها و سیاستهای مدیریت پروژه و رخدادهای اجرائی پروژه می باشد.
8-1- دریافت برنامه زمانبندی اجرای فعالیتهای هر پیمانکار به همراه اطلاعات منابع و نیروی انسانی به تفکیک هر فعالیت.
9-1- طراحی و ارسال برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه، منعکس کننده کلیه فعالیتهای اجرایی پروژه از آغاز تا پایان به همراه برآورد منابع لازم برای اجرای هر فعالیت شامل موارد زیر :
• معرفی فعالیت.
• تعریف روابط تقدم و تاخر فعالیت ها.
• زمان پیش بینی شده برای اجرای فعالیت.
• منابع ونیروی انسانی مورد نیاز جهت اجرای هر فعالیت.
• شبکه زمانی پروژه که بوسیله کامپیوتر پردازش گردیده است.
• آنالیز زمانی شبکه، تعیین مسیر بحرانی و شناسایی فعالیتهای بحرانی.
• تسطیح منابع در صورت لزوم.
• انواع جداول هیستوگرام لازم در جهت معرفی پروژه.
10-1- تعیین و توافق برروی پریودهای کنترل پروژه.
2- کنترل پیشرفت فعالیتها
1-2- دریافت گزارشات دورهای پیشرفت فعالیتهای اجرایی پروژه ازمشاوران اجراوپیمانکاران مربوطه.
2-2- انجام بازدیدهای موردی از نحوه پیشرفت اجرایی و اعمال کنترلهای لازم.
3-2- دریافت اطلاعات مربوط به وضعیت خرید، سفارشات و دریافت مواد و تجهیزات پروژه از بخشهای مربوطه در سازمان کارفرما به صورت دوره ای.
4-2- دریافت صورت وضعیت مصوب هر پیمانکار.
5-2- انتقال اطلاعات پیشرفت اجرای هر فعالیت به کامپیوتر جهت پردازش و با استفاده از نرم افزار تخصصی برنامه ریزی و کنترل پروژه.
6-2- تهیه گزارشات دوره ای از پیشرفت اجرای پروژه، مصرف منابع و هزینه ها در مقایسه با برنامه زمانبندی اولیه درقالب انواع مختلف جداول هیستوگرام ونمودارهای میله ای و S–Curves(گزارش تحلیلی).
7-2- ارسال گزارشات تحلیلی مورد نیاز کارفرما.
8-2- تهیه گزارش وضعیت سفارشات درراه و اعلام عواقب تاخیرات احتمالی این مسئله دراجرای پروژه.
9-2- بهنگام نمودن زمانبندی تفصیلی، برنامه زمانبندی جامع ،WBS و وقایع کلیدی پروژه در موارد زیر:
• تغییر در سیاست و استراتژی کارفرما در اجرای پروژه.
• تاخیر در اجرای فعالیتهای دارای شناوری کم که موجب افزایش زمان اجراء پروژه می گردد.
• ایجاد تغییرات در تاریخ وقایع کلیدی.
10-2- ارسال برنامه زمانی بهنگام شده تفصیلی پروژه به همراه سایر اطلاعات لازم و پیشنهادات مشاور برنامه ریزی و کنترل پروژه جهت ممانعت از بروز تاخیرات و بررسی و تصویب آن تصویب آن توسط کارفرما.
منبع: پایگاه اطلاع رسانی توسعه و خدمات رضوی معاونت توسعه و پشتیبانی
